A introdução da nota fiscal eletrônica (NFe) nas transações comerciais entre empresas trouxe, além de um claro aumento na capacidade de fiscalização das autoridades tributárias, a possibilidade de implementar melhorias nos processos internos das empresas. Nossa experiência tem mostrado, no entanto, após dezenas de projetos de implementação de NFe, que muitas empresas ainda não capturaram os benefícios por ela possibilitados. Este ponto de vista tem como objetivo trazer à luz os potenciais ganhos ainda não realizados e abrir um diálogo sobre formas de transformá-los em resultado.

Custo de processo do recebimento de materiais

Casos reais com clientes apontam para custos de recebimento de materiais da ordem de R$ 15 a 20 por nota fiscal recebida, desde a recepção e pesagem do caminhão até a reconciliação com contas a pagar (basicamente todo o ciclo compras/pagamento — “procure-to-pay” — exceto a função de compras e o próprio contas a pagar). O Quadro 1 mostra um exemplo típico, em uma empresa de manufatura discreta com volume de 6.000 a 8.000 notas fiscais por mês.

Benefícios ao processo de tratamento de notas fiscais

A combinação do tratamento da NFe com a terceirização com um agente de KPO pode trazer diversos benefícios ao processo de recebimento de materiais:

• Redução de compras indevidas ("Maverick buying"), pela checagem prévia da nota fiscal com os pedidos aprovados, com o efetivo bloqueio do recebimento do material


• Rejeição imediata de envios com discrepâncias em relação ao pedido (quantidade, preço, produto)


• Eliminação da circulação de documentos internamente, reduzindo extravios e atrasos de pagamento


• Eliminação da digitação de notas fiscais, seja pela entrada automatizada das notas fiscais eletrônicas, seja pela transferência da digitalização de notas fiscais tradicionais para o agente de KPO


• Facilidade de recuperação de documentos em caso de auditoria ou fiscalização, pela digitalização e armazenagem dos documentos eletrônicos e em papel


• Disponibilidade de equipe especializada e constantemente atualizada para verificação e classificação de impostos


• Redução nos atrasos de pagamento involuntários, através de relatórios e alertas gerados pelo cruzamento entre os arquivos de contas a pagar e as notas fiscais recebidas

Benefícios financeiros e economias de custo

Num cenário de terceirização como o descrito acima, é possível reduzir os custos internos do processo de recebimento de materiais de R$ 18 para cerca de R$ 10 por nota fiscal recebida. Da economia de cerca de R$ 8, menos de R$ 4 devem ser previstos para o agente de KPO, resultando numa economia líquida de mais de R$ 3 a 4 por nota fiscal recebida. Num cenário de economia mundial ainda em recuperação e de busca contínua por ganhos de produtividade, trata-se de uma economia oportuna para muitas empresas.

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